Qu'est ce qu'un bureau virtuel ?

Le bureau virtuel est la solution idéale pour les entrepreneurs souhaitant bénéficier d'une adresse prestigieuse et de services clés en main. Le temps du tout papier est résolu! Place au Cloud et aux logiciel Saas. Le bureau virtuel est également appelé Dekstop as a Services (DAAS) ou même Virtual Dekstop Infrastructure (VDI). Il complète efficacement la simple domiciliation d'entreprise en mettant à la disposition des entreprises une plateforme digitale où sont gérés différents aspects de la vie de l'entreprise. 

 

Bureau virtuel : définition et explication

Le bureau virtuel est un bureau comprenant plusieurs application web permettant d'avoir accès à des solutions cloud. Cette espace 100% digitalisé centralise toutes les données d'une entreprise comme la messagerie, le carnet d'adresse ou encore le stockage de documents. 

En France, les entreprises ont le droit de choisir le lieu de leur siège social. La domiciliation d'entreprise vous permet ainsi d’avoir une adresse officielle différente de là où votre activité se situe réellement. Votre siège social pourra alors se trouver dans le lieu de votre souhait, ce qui peut être avantageux pour des raisons pratiques et d’image. Vos courriers, par exemple, seront transmis à votre nouvelle adresse de domiciliation. Ce sont les sociétés de domiciliation qui proposent ce genre de services en mettant leurs locaux et leurs à la disposition des entrepreneurs. Un bureau virtuel ajoute une véritable valeur ajoutée à la domiciliation d'entreprise car différents services sont inclus en plus de la simple boîte aux lettres. Vous aurez pour cela accès à une plateforme digitale où vous pouvez gérer différents aspects de votre entreprise à distance. 

 

Bureaux virtuels : différentes gammes de services proposés

Les entreprises de domiciliation permettent à leurs cocontractants de bénéficier de nombreux services à la carte. Il peut en être de services administratifs ou de secrétariat comme de la location ponctuelle de bureaux.

Bureau virtuel : La gestion de votre courrier

Lors de la domiciliation de votre entreprise dans les locaux d’une société de domiciliation, vous recevrez vos courriers directement à votre nouvelle adresse de domiciliation. La mise en place d’une boîte postale est en effet la base de toute domiciliation de ce type. Cependant, plutôt que d’aller chercher vous-même vos lettres et colis à l’adresse de votre siège social, votre prestataire de services pourra inclure la gestion de courrier dans votre contrat de domiciliation. Ainsi, votre courrier pourra vous être réexpédié chez vous ou bien à l’adresse réelle de votre activité. Cela est particulièrement utile si vous habitez loin du siège social de votre entreprise ou que vous n'avez pas d'adresse fixe. Lors de la signature de votre contrat de domiciliation commerciale, vous pourrez déterminer si vous souhaitez que la réexpédition de votre courrier soit effectuée quotidiennement ou moins souvent. 
 

Bureau virtuel : Les services de secrétariat administratif et juridique

Le service de secrétariat le plus populaire est sans doute le secrétariat téléphonique. En plus d’avoir une adresse dans les locaux d’une société de domiciliation, vous aurez un numéro affecté à votre entreprise. Un réceptionniste effectuera un accueil téléphonique à votre place, puis transmettra les messages des appelants par mails, et vous transférera même les appels directement si vous le désirez. Si vous n’avez pas de temps à consacrer pour vous occuper de vos documents administratifs, vous pouvez également demander à ce qu’un secrétariat s’en charge à votre place. Il pourra ainsi s'occuper de la gestion et de la réexpédition du courrier, de stocker et préparer vos documents légaux, vos factures et vos devis mais aussi organiser pour vous vos assemblées générales. Il pourra également s'occuper de toute la gestion du courrier. De nombreux autres services adaptés à vos besoins peuvent inclure la rédaction de courriers et de mails à adresser à vos clients, ou la création de tableaux Excel pour vous aider à la comptabilité. Opter pour un bureau virtuel ofrre donc une véritable assistance administrative. 

 

Bureau virtuel : La location de bureaux équipés et de salles de réunion

La création d’un bureau virtuel répond à un manque évident : celui de ne pas avoir de bureaux physiques. Cependant, il arrive souvent que l’on ait besoin de tenir des réunions ou de rencontrer des clients dans de véritables locaux. C’est pour cela que les sociétés de domiciliation permettent de louer des salles de manière ponctuelle. La location de salles de réunions, de bureaux mais aussi de salles de conférence est particulièrement flexible car il est autant possible de louer un bureau ou une salle pour seulement quelques heures ou au contraire pour plusieurs mois. Outre les salles de réunions, un poste de travail tout équipé permettant la visioconférence peut être mis à la disposition de l'entrepreneur. Les jeunes dirigeant ont parfois recourt à la location d'un espace de travail dans une pépinière ou dans un open space avec la mise à disposition d'un espace de coworking mais cette pratique est souvent très onéreuse pour les tpe pme.

Les avantages de la dématérialisation de vos bureaux

De nombreuses raisons poussent un créateur d'entreprise à opter pour un bureau virtuel. On peut notamment distinguer les raisons pratiques, les raisons économiques, et enfin les raisons liées à l’image de l’entreprise. 
 

 Créer un bureau virtuel : les raisons pratiques

Lorsque l’on est entrepreneur individuel, il est parfois difficile de concilier sa vie privée et sa vie professionnelle. Le bureau virtuel permet de séparer ces deux aspects de votre vie, ce qui pourra s’avérer bénéfique pour votre activité. Avec le bureau virtuel, vous bénéficiez d'une adresse professionnelle différente de votre adresse personnelle. En outre, de plus en plus d’indépendants ne travaillent plus dans un lieu unique, avoir son siège social dans les locaux d’une entreprise de domiciliation commerciale répond alors à de nombreuses problématiques administratives. C’est enfin un gain de temps considérable. Les entrepreneurs peuvent en effet passer des centaines d’heures par an rien que pour s’occuper de l’administratif. Ils bénéficient donc d'une réelle assistance adminstrative et peuvent consacrer plus de temps à leur activité tout en ayant plus de temps libre. 
 

Bureau virtuel : les raisons fiscales et économiques

Il existe de nombreuses raisons fiscales et économiques pouvant pousser un entrepreneur à opter pour la domiciliation d'entreprise. La première est sans conteste le coût de la Cotisation Foncière des Entreprises, qui est fixée par communes. Elle peut être particulièrement basse dans les centres d’affaires, alors qu’elle est particulièrement élevée dans de nombreuses communes. De surcroît, l’accès à des services dématérialisés et centralisés est plus économique que de passer par un secrétaire et un comptable personnel. Vous pouvez par exemple avoir besoin ponctuellement de tels services plutôt que d’en avoir besoin à l’année. C’est également valable pour la location de bureaux et de salles de réunion. Cela vous reviendra donc moins cher. De plus, posséder un bureau vituel vous dispense de charges locatives car vous n'avez pas à payer de loyer. 

 

Les raisons liées à l’image de l’entreprise

Domicilier son entreprise dans un quartier d’affaires de prestige vous assurera une image de marque et une crédibilité supplémentaire. Votre image sera alors sublimée, ce qui affectera positivement la nature de vos contrats et la relation que vous pourrez avoir avec vos clients. Tous vos documents commerciaux auront la mention de votre nouvelle domiciliation : avoir une adresse commerciale prestigieuse sera donc un bonus bienvenu. 
 

Bureau virtuel : quelle est la procédure à effectuer ?

La domiciliation d'entreprise est une pratique simple et encadrée juridiquement. Le décret du 5 décembre 1985 relatif à la domiciliation des entreprises est ainsi son fondement juridique. La procédure pour modifier l’adresse de son siège social est rapide, mais il faut bien faire attention que la société de domiciliation possède un agrément préfectoral et qu’elle soit immatriculée au RCS. L’entreprise domiciliée, une fois le contrat de domiciliation effectué, doit tout d’abord publier au journal d’annonces légales (JAL) son avis de modification de domiciliation. Ensuite, elle doit déclarer son changement d’adresse auprès du Centre de Formalité des Entreprises (CFE) dont elle dépend. Elle a pour cela besoin de produire plusieurs documents : 
 

• Formulaire M2 ou P2 selon s’il s’agit d’une personne morale ou physique

• Exemplaire de l’acte officiel de transfert

• Justificatif de domiciliation (contrat de bail, facture)

• Copie de l’avis de modification de domiciliation paru dans le JAL

Une fois ces formalités effectuées, l'adresse de votre siège social sera modifiée officiellement. La domiciliation elle-même auprès des sociétés spécialisées est également rapide : il ne vous suffira que de cinq minutes pour que soit créé votre contrat en ligne adapté à vos besoins. 

Le bureau virtuel est propose des prestations de services d'une grande flexibilité en fonction des besoins de l'entrepreneur.