Les tricolores
La domiciliation de l’entreprise ou de la société est une étape qui ne peut pas être évitée durant la création de la société. La domiciliation est obligatoire car une société ou entreprise qui n’a pas de domicile ne peut pas être créé.
Durant la domiciliation de l’entreprise ou de la société, chaque partie concernée par cette domiciliation (le domiciliataire et le domicilié) doit respecter les obligations qui leur incombent. Ces obligations doivent être bien définies dans le contrat de domiciliation (bail).
Dans la pratique, seules les obligations du domicilié doivent être inscrites dans le contrat de domiciliation commerciale, mais il ne faut pas oublier que chaque partie est tenue de respecter ses obligations. Donc le domiciliataire aussi est soumis à des contraintes (suivant la législation) même si ses obligations ne sont pas forcément inscrites dans le contrat de domiciliation. Par précaution donc si vous êtes le domicilier, avant de signer le contrat de domiciliation, il faut s’assurer que le domiciliataire respecte bien ses obligations.
Les obligations du domiciliataire
Il ne faut pas oublier que le domiciliataire peut être une personne physique ou une personne morale (société de domiciliation ou une agence de domiciliation).
Mais en aucun cas le domiciliataire (personne physique ou personne morale) ne peut exercer son activité que dans un local commercial. Donc l’activité de domiciliation d’une entreprise dans un local d’habitation ou un local à usage mixte n’est pas possible.
Pour que le domiciliataire puisse exercer son activité (même pour se faire immatriculé) il doit avoir ou être titulaire d’un agrément délivré par le Préfet du département du siège de l’entreprise ou par le Préfet de police.
Durant l’occupation du local, si le domiciliataire est une personne physique ou juste une personne morale, ce dernier doit être immatriculé au registre de commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers (RM). Par contre si le domiciliataire est une personne morale française de droit public ou une association de personnes morales françaises de droit public, il n’a pas besoin d’être immatriculé au registre de commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers.
Une des obligations principales du domiciliataire, il est dans l’obligation de mettre à disposition du domicilié un local permettant au domicilié de réaliser les réunions des organes en charge de la direction, de surveillance et de l’administration de la société ou l’entreprise domiciliée.
Le domiciliataire doit aussi assurer la confidentialité des réunions dans local mis à disposition du domicilié.
Le domiciliataire doit aussi assurer que le local mis à disposition du domicilié permet la tenue et la consultation des registres ainsi que les livres et les documents prescrits par les lois et les règlements.
Le domiciliataire a aussi l’obligation de détenir un dossier contenant les pièces justificatives concernant : pour les personnes physiques, le domicile personnel et les coordonnées téléphoniques. Et pour les personnes morales, le domicile de ses représentants légaux et leurs coordonnées téléphoniques.
Ce dossier détenu par le domiciliataire doit aussi contenir les documents justificatifs, s’ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire, relatifs à chacun des lieux d’activités des domiciliés ainsi qu’au lieu de conservation de leurs documents comptables.
Le domiciliataire est aussi obligé d’informer le greffier du tribunal de commerce dont il dépend à l’expiration du contrat de domiciliation, en cas de résiliation anticipée de celui-ci ou de cessation de la domiciliation de l’entreprise dans son local. Si le domicilié n’a pas pris connaissance de ses courriers pendants trois (3) mois, le domiciliataire a l’obligation d’informer le greffe du tribunal ou la chambre des métiers et de l’artisanat de la situation du domicilié.
Le domiciliataire doit aussi communiquer aux huissiers de justice avec un titre exécutoire les renseignements permettant de joindre le domicilié.
Puisqu’un contrat de domiciliation a une duré de trois mois (renouvelable par tacite reconduction), le domiciliataire doit donc envoyer, chaque trimestre, la liste des domiciliés dans ses locaux au cours de cette période ainsi que de ceux qui ont mis fin à leur domiciliation au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétente. Le domiciliataire doit aussi voyer la liste mise à jour des domiciliés au 1er janvier avant le 15 du mois de janvier au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale
Le non-respect de ces obligations par le domiciliataire peut entrainer une sanction :
- Si le domiciliataire ne respecte pas ses obligations, il est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la 5e classe. Cette contravention correspond à la classe la plus grave.
- Le domiciliataire encourt la même peine (amande) s’il ne s’assure pas que le domicilié respecte ses propres obligations.
Les obligations du domicilié
L’obligation principale du domicilié c’est de s’engager à utiliser le local mis à sa disposition de manière effective et exclusive pour le siège social de son entreprise ou de sa société. Si le siège social de la société du domicilié est à l’étranger, le local est donc considéré comme succursale, agence ou représentation de sa société.
Le domicilié doit donner mandat au domiciliataire pour la réception de toutes les notifications à son nom.
Le domicilié est obligé de déclarer le contrat de domiciliation au registre de commerce et des sociétés. Car au moment de l’immatriculation du domicilié, le contrat de domiciliation doit être mentionné au registre de commerce et des sociétés (RCS). Cette déclaration doit contenir le nom ou la dénomination sociale et les références de l'immatriculation principale au RCS de l'entreprise domiciliataire. Et la déclaration doit être accompagnée d’une copie du contrat de domiciliation en validité qui doit être signé par les parties.
Le domicilié à l’obligation d’informer le domiciliataire concernant tous les changements par rapport à l’activité de la société domiciliée.
Si le domicilié est une personne physique, il doit déclarer toute modification relative : à son nom et à son domicile personnel, à sa forme juridique, à son objet ainsi qu’au nom et domicile personnel de toute personne ayant le pouvoir de l’engager à titre habituel s’il s’agit d’une personne morale.
Les obligations du domiciliataire et du domicilié sont définies par la loi. Et le nom respect de ces obligations par le domiciliataire et le domicilié est aussi sanctionné par la loi.
