Attestation de domiciliation d’une entreprise

Au moment de la création d’une entreprise, plus précisément au moment de la demande d’immatriculation de l’entreprise auprès du greffe du tribunal de commerce, une attestation de domiciliation doit faire partie du dossier à déposer pour la demande d’immatriculation de l’entreprise dans le registre du commerce et des sociétés.

Une attestation de domiciliation d’une entreprise : définition

Comme son nom l’indique, une attestation de domiciliation d’une entreprise est un document obligatoire pour l’immatriculation de l’entreprise au registre du commerce et des sociétés. Cette attestation de domiciliation permet de certifier que l’entreprise est bien domiciliée.

L’attestation de domiciliation d’une entreprise est utilisée lorsque le représentant légal de l’entreprise décide de domicilier le siège de l’entreprise ou de la société à son domicile ou dans ses propres locaux.

L’attestation de domiciliation est une simple lettre (déclaration du représentant légal de l’entreprise) qui indique que l’entreprise réside à une adresse bien définie : qui peut être à une adresse personnelle ou bien à une adresse d’un local commercial.

Il faut faire attention car une attestation de domiciliation d’une entreprise est différente d’un contrat de domiciliation d’une entreprise.

Différence entre une attestation de domiciliation d’entreprise et un contrat de domiciliation

En guise de rappel, le contrat de domiciliation est un document écrit déterminant les conditions d’installation du siège social de l’entreprise (conclu entre la société de domiciliation est l’entreprise à domicilier). Cela dans les locaux occupés par une ou plusieurs autres entreprises. Le contrat de domiciliation est aussi un document qui doit être transmis au RCS (registre du commerce et des Sociétés) en mentionnant l’identité de l’entreprise domiciliataire.

Le contrat de domiciliation, comme tout contrat, est soumis à un certain nombre d’obligations et de mentions obligatoires. Le contrat de domiciliation d’une entreprise, en plus des mentions obligatoires doit contenir toutes les conditions définies entre les parties signataires du contrat notamment les services et la durée de la domiciliation. Dans la pratique, la domiciliation a un duré minimum de 3 mois qui est renouvelable par tacite reconduction. Le contrat doit être daté et signé par le domicilier et par la société de domiciliation.

Comme indiqué précédemment, l’attestation de domiciliation est une simple déclaration du responsable légal de l’entreprise, alors que le contrat de domiciliation est un contrat qui lie une société domiciliation et l’entreprise à domicilier. Il rappelle les droits et obligations de chacune des parties.

De plus, si l’attestation est une simple déclaration, le contrat de domiciliation apporte un certain nombre d’avantages. En plus de fournir une adresse au siège social de l’entreprise, des salles de réunion, des services postaux ou encore des permanences téléphoniques peuvent être proposés à l’entreprise, notamment lorsqu’elle passe par une société de domiciliation.

Les mentions obligatoires d’une attestation de domiciliation d’une entreprise

Pour qu’une attestation de domiciliation d’une entreprise soit valide et utilisable, un certain nombre de mentions obligatoires doivent figurer sur une attestation de domiciliation. L’attestation doit contenir :

• Les informations sur l’identité du représentant légal de l’entreprise (le nom, le prénom) ainsi que son adresse ;
• La dénomination sociale de l’entreprise ;
• L’adresse correspondant au siège social (l’adresse du domicile du représentant légal de l’entreprise si l’entreprise est domiciliée au domicile du représentant légal de l’entreprise) ;
• Le numéro unique d’identification de l’entreprise, ou SIREN.

L'attestation de domiciliation d’une entreprise : domiciliation au domicile du dirigeant de l’entreprise

Le choix de domicilier une entreprise au domicile du représentant légal d’une entreprise est tout à fait légal, mais il faut respecter certaines règles pour que l’attestation de domiciliation soit valide. Plusieurs cas peuvent se produire pour la domiciliation de l’entreprise au domicile de l’entrepreneur ou le représentant légal de l’entreprise :

• Si l’entrepreneur ou le dirigeant de l’entreprise est locataire : il devra alors obtenir une autorisation de domiciliation de son propriétaire (attestation de domiciliation) et en plus de cette attestation, il faut un justificatif de domicile comme les factures d’eau, d’électricité. Ce justificatif sera demandé au moment de l’immatriculation ou l’enregistrement de l’entreprise.
• Si le dirigeant de l’entreprise est propriétaire du local : il devra alors rédiger lui-même cette attestation afin de certifier que l’entreprise est bien domiciliée chez lui.
• Si le dirigeant de l’entreprise  est hébergé chez un tiers : il devra alors obtenir une attestation d’hébergement à titre gratuit de ses parents et fournir une photocopie de sa carte d’identité. En conséquence, cette adresse devient le siège social de l'entreprise à condition qu’aucun texte de loi ou contrat ne s'oppose à cette domiciliation : notification dans le bail de location, lettre du propriétaire en réponse au courrier d'information de l'entrepreneur locataire, etc.

Dans tous les cas, la domiciliation d’une entreprise au domicile de l’entrepreneur n’est qu’une solution provisoire, car cette domiciliation ne peut dépasser les 5 ans.

L'attestation de domiciliation d’une entreprise : domiciliation dans les locaux d'une autre société

Si la domiciliation de l’entreprise se fait par une société de domiciliation, un contrat de domiciliation doit être signé. Ce contrat de domiciliation est considéré comme une attestation de domiciliation.

Si l'entrepreneur ou le dirigeant de l’entreprise décide de domicilier son entreprise dans un local d’une société, l'attestation de domiciliation de l’entreprise est composée de trois documents :

• Une attestation de domiciliation de la société qui héberge. Cette attestation doit être obligatoirement signée par un des mandataires sociaux de la société.
• Un justificatif d'identité (passeport / carte d'identité). du mandataire social de la société qui héberge qui est le signataire l'attestation de domiciliation.
• Un extrait K-bis de la société qui accepte la domiciliation de l’entreprise de moins de 3 mois.

L'attestation de domiciliation d’une entreprise : domiciliation au sein d’un local commercial

Si l’entrepreneur est locataire de ce local, il aura besoin du bail commercial comme attestation de domiciliation de l’entreprise et aussi d’un justificatif de jouissance (comme la facture d’eau, d’électricité…) au nom de l’entreprise.

Si l’entrepreneur est propriétaire du local commercial, il aura juste besoin d’un justificatif de jouissance (facture d’eau, d’électricité,…). Les justificatifs de jouissance doivent être datés de moins 3 mois.

Donc, une attestation de domiciliation est obligatoire pour l’immatriculation d’une entreprise dans le registre du commerce et des sociétés. Et l’attestation de domiciliation peut avoir plusieurs formes : contrat de domiciliation, simple lettre déclaration de domiciliation, attestation d’hébergement, … Suivant les situations de l’entreprise, les justificatifs de jouissance pourraient être demandés par le greffe du tribunal ou le centre de formalités des entreprises au moment de l’enregistrement de l’entreprise.